如何跨越“信息孤岛”,走向“全面整合”?

2021-09-09 09:53:59 0阅读

  我国烟草商业企业物流信息系统建设起步于20世纪90年代初,到目前为止共经历三个阶段的发展历程。第一个阶段是以“业务流程、文档票据电子化”为主要特征的初步搭建信息化阶段;第二个阶段是以线路优化系统、数字化仓储系统、一号工程系统、复合式分拣系统为代表信息系统分散搭建为主要特征的“信息孤岛”阶段;第三个阶段是以“整体规划、数出一门”为主要特征的系统整合阶段。  当前行业许多商业企业都处于从第二阶段向第三阶段迈进之中,如何实现这一跨越呢?本

  我国烟草商业企业物流信息系统建设起步于20世纪90年代初,到目前为止共经历三个阶段的发展历程。第一个阶段是以“业务流程、文档票据电子化”为主要特征的初步搭建信息化阶段;第二个阶段是以线路优化系统、数字化仓储系统、一号工程系统、复合式分拣系统为代表信息系统分散搭建为主要特征的“信息孤岛”阶段;第三个阶段是以“整体规划、数出一门”为主要特征的系统整合阶段。
  当前行业许多商业企业都处于从第二阶段向第三阶段迈进之中,如何实现这一跨越呢?本文针对这一问题,结合工作实际进行粗浅分析,权且当做抛砖引玉,为行业商业企业物流信息系统建设提供一些参考。
  烟草商业企业物流信息化发展现状
  国外烟草行业以客户为中心的物流信息系统建设起步早,水平高,相对比较成熟,涵盖的内容非常丰富。
  相比之下,我国烟草行业物流信息系统建设虽然经过近二十年的发展取得了长足的进步,然而在行业日新月异的发展过程中,一些长期积累的深层次问题逐渐凸现出来,成为影响行业向现代物流转变的严重障碍。集中表现在以下几个方面:
  一是各省(市)烟草物流发展不平衡。
  从全国范围来看,东部沿海省市物流信息系统建设的水平较高,中部特别是西部的建设水平则相对落后,还处在第二阶段。在2009年烟草行业网络建设现场会上,江苏省徐州市向全行业展示了以设备控制系统、运输管理系统、仓储管理系统、卷烟打码系统、物流管理系统、营销管理系统为子系统的物流信息化系统,实现了信息流、资金流和物流的统一,使卷烟采购、入库、仓储、分拣、配送各环节都实现了精细化管理,确保了流程自动化、管理数字化。
  
  二是认识不清。一些商业企业,把信息化建设仅仅理解为简单的操作,没有意识到信息化建设是一项系统的、复杂的工程,导致系统根本无法为管理层提供有效的决策依据,也无法为计划的制定提供及时正确的信息。
  三是开发不到位。
  在行业物流发展已经从“建物流”到“管物流”转变过程中,缺乏整体考虑,系统思维。所开发的系统功能有限,各环节信息沟通不畅通,缺少本系统、跨系统甚至跨行业的整体规划与合理利用,缺乏覆盖整个全局的全面集成的信息系统,存在严重的“信息孤岛”现象。
  四是物流标准化水平落后。
  统一标准的缺失影响了物流一体化和信息化建设,造成货物流通和信息交换不畅、流通环节多、速度慢、费用增加,降低了物流系统的效率和效益,制约着烟草物流体系的快速发展。
  五是资源未能实现优化组合。行业现有商业企业的物流信息系统建设多是以本企业为中心,单独开展物流业务,与工业企业信息系统的整合不够,与供应链上游的供应商没有实现充分信息共享,在物流的各个环节也是各自为政,缺乏整体规划,经常出现“跑空车”的现象。
  例如,笔者所在省份的一家商业企业,当前用到的物流信息系统有七八个,分别由不同的软件开发商开发,也就导致软件之间的协调性、数据之间的交互,存在很大的问题。
  物流信息系统功能层次分析
  处于物流系统中的不同管理层次的物流部门或人员,需要不同类型的物流信息。
  因此,一个完整的物流信息系统应具有以下几个功能层次,从下到上依次为业务处理、管理控制、决策分析层。
  (一)业务处理层。主要是指物流信息系统的日常处理工作,包括系统管理、数字化仓储管理、分拣作业监控,卷烟配载管理、在途管理,综合调度等。
  业务处理层的特征是:格式规则化、通讯交互化、交易批量化,以及作业正常化。在业务处理层上,主要强调物流信息系统的效率。
  (二)管理控制层。管理控制层要求建立物流信息系统的特征值体系,建立控制与评价模型,制定评价标准,并根据运行信息监测物流供应链的运行情况。
  管理控制一般所关注的是中期的、战术上的问题。特征值体系包括成本费用、客户服务、生产率以及质量指标等。如:单箱仓储费用(成本衡量)、卷烟周转时间(资产衡量)、客户投诉率(客户服务衡量)、单位时间分拣卷烟数量(生产率衡量),以及客户感觉(满意度)等。
  
  (三)决策分析层。建立各种物流系统分析模式,协助管理人员鉴别、评估和比较物流战术上的可选方案,对行业商业企业来说,应当包括:配送车辆、分拣班组日常工作计划、库存管理、配送以及有关业务作业的成本——收益分析。需要强调的一点是,与管理层不区别的是,决策分析的主要精力集中在评估未来战术上的可选方案,更多地强调有效性(EFFECTIVINESS),而不是效率(EFFICIENCY)。
  
  物流信息系统功能模块设计
  作为商业企业物流信息系统,主要是负责卷烟的仓储、分拣、配送及物流配送中心整体运营过程的适时管理和控制。笔者认为,一个较为完整的商业企业物流信息系统应该能够实现以下功能:
  (一)集中控制功能。
  主要对卷烟物流仓储、分拣、配送全过程进行监控。主要包括:业务流程的集中管理、各环节的流程管理、各环节的责任管理、各环节的成本管理、各环节的物资管理、统计报表管理,通过对各环节数据的统计与分析,得出指导企业运营的依据。
  (二)配送管理功能。
  主要是配送域优化及自动配载、配送在途管理两个方面。配送域优化及自动配载主要是通过系统定期按规则自动优化生成配送区域,动态生成送货线路及线路车辆配置。配送在途管理是利用GIS和GPS及GPRS无限通信技术,对卷烟配送全方位、全过程实施监控。
  (三)仓储管理功能。
  通过利用储位布局优化、智能寻址、数字化指引等技术,针对货物的入库、出库、在库进行管理,实现对入库业务、在库业务、出库业务的全过程管理,对托盘、库区、货架、货位、条码、批次及物权的有效跟踪。
  (四)统计报表管理。这是物流信息系统中最主要的信息输出手段,是企业决策者和相关利益主体了解物流运行状况的依据。
  要求既可以提供动态的统计报表功能——即决策支持系统,也可以提供多种特定的统计报表,如卷烟库存报表、卷烟出入库报表、业务量分析图、定期经营情况总结报表等。
  (五)成本管理。根据国家局、省局有关物流配送中心成本管理标准的要求,对物流成本费用从预算、核算、分析3个维度进行管理,实现成本管理的信息化、标准化、精细化。
  其中预算管理应包括预算申报批复、执行跟踪、综合预警等,费用核算可按照仓储、分拣、直送、中转等物流环节进行细化,实现成本费用单元归集,核算;分析是抽取能够直观反映物流运行成本高低的指标进行多维度对比分析,得出费用控制的难点、重点和疑点,生成费用控制明细,及时反馈给相关部门和人员。
  
  (六)资源管理。系统应当能自动记录各类设备的维护保养的时间和要求,生成维护计划,提示维护人员进行维护,自动分析每次设备维护情况提高设备运行效率,实现对设备的有效管理;对车辆信息备案与变更、车辆审查、车辆安全记录和车辆维修以及车辆年审、保险到期、养路费到期提醒、车辆保养醒、运管年审等的预警提示,实现对车辆的全面管理;对物资采购、入库、出库、领用等环节实时记录和系统管理,实现资源的优化配置。
  
  (七)运营监控。利用GPS等设备监测仓储、分拣、配送环节实时作业,提高各环节作业效率,根据预先设置的预警条件,当异常情况到达警戒线时系统自动进行预警。如在库卷烟数量超过一定期限的预警。
  (八)综合分析。
  通过预先设定指标,对物流运营的各个环节从不同的纬度(时间、效率、成本)等进行状况分析、变化趋势分析、影响因素分析、时间序列分析等多种分析,及时为物流管理层提供决策依据。

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